StudioplanRatgeber
Dienstplan fürs Fitnessstudio in Excel: Vorlage und die 5 typischen Probleme
Ein Dienstplan fürs Fitnessstudio in Excel reicht für viele kleine Studios völlig. Hier gibt es eine kostenlose Vorlage mit Schichten, Kursen und Stunden pro Trainer, dazu die fünf Stellen, an denen Excel-Pläne im Alltag meistens hängen, und was dagegen hilft.
Was in der Vorlage steckt
- Trainer: einmal alle Namen eintragen, danach wählt man sie per Auswahlliste.
- Schichten: eine Zeile pro Schicht mit Tag, Datum, Von, Bis. Die Stunden rechnet die Datei selbst.
- Kurse: genauso, aber getrennt, damit Kursstunden extra zählen.
- Stunden: Studio-, Kurs- und Gesamtstunden pro Trainer, dazu die Zahl der noch offenen Schichten.
Zeilen ohne Trainer werden gelb. So sieht jeder auf einen Blick, wo noch jemand fehlt.
So baust du den Plan in vier Schritten
- Öffnungszeiten in Blöcke teilen. Zum Beispiel Früh 7–14 Uhr und Spät 14–22 Uhr unter der Woche, ein Block am Wochenende. Lieber wenige feste Blöcke als viele krumme Zeiten.
- Kurse zuerst eintragen. Sie haben feste Zeiten und oft feste Trainer. Danach sieht man, welche Schichten drumherum noch fehlen.
- Schichten verteilen. Feste Leute zuerst, den Rest als offen stehen lassen und ins Team geben.
- Stunden prüfen. Vor dem Verschicken einmal aufs Blatt „Stunden“ schauen: Ist jemand zu viel oder zu wenig eingeplant?
Die 5 typischen Probleme
1. Es gibt zwei Versionen vom Plan
Der Plan geht als PDF oder Foto in die WhatsApp-Gruppe. Danach ändert sich etwas, und die Hälfte schaut auf die alte Fassung.
Was hilft: Eine einzige Datei in OneDrive oder Google Drive, alle bekommen nur den Link. Nie Kopien verschicken.
2. „Wer kann Donnerstag?“
Eine Lücke wird im Chat gefragt, drei antworten, einer trägt sich ein, die anderen wissen es nicht.
Was hilft: Offene Schichten im Plan markieren (die Vorlage färbt sie gelb) und nur das gilt, was in der Datei steht.
3. Tauschen ohne Spur
Zwei Trainer tauschen unter sich. Im Plan steht noch der alte Name, am Monatsende stimmen die Stunden nicht.
Was hilft: Feste Regel: Ein Tausch gilt erst, wenn er in der Datei steht. Wer tauscht, trägt selbst um.
4. Kurs- und Studiostunden laufen durcheinander
Viele Studios zahlen Kurse anders als die Fläche. Steht beides in einer Spalte, rechnet man am Monatsende von Hand auseinander.
Was hilft: Kurse auf ein eigenes Blatt. In der Vorlage zählt das Blatt „Stunden“ beides getrennt.
5. Stunden zählt am Ende jemand von Hand
Gerade bei Minijobbern muss die Summe stimmen. Händisches Zusammenzählen aus vier Wochenblättern geht schief.
Was hilft: Stunden per Formel aus dem Plan rechnen (SUMMEWENN pro Trainer), nicht separat führen.
Wann Excel reicht und wann nicht
Excel reicht, wenn eine Person den Plan macht, das Team klein ist und sich die Woche selten ändert. Schwierig wird es, sobald mehrere Leute selbst eintragen, tauschen und Kurse übernehmen sollen. Dann wird aus der Datei schnell wieder die WhatsApp-Gruppe, nur mit Anhang. Dafür gibt es Tools wie Studioplan.
Oder nimm direkt das Tool.
Studioplan ist der Plan von oben, nur online: Trainer tragen sich selbst in offene Schichten ein, Kurse und Studiostunden werden getrennt gezählt. 30 Tage kostenlos.
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